Projektstyring til servicevirksomheder

Sagen får nummer, kunde og adresse med det samme. Alt hvad der sker på den — timer, materialer, billeder og regningen — hænger fast på sagen bagefter.

Del sagen op i opgaver med navn og dato på hver. Så ved svendene, hvad de skal, uden at ringe ind og spørge.

Sæt de trin op, der skal igennem hver gang. Så bliver de taget i den rigtige rækkefølge — også når det er en ny mand, der står med den.

Spørgsmål og svar står på sagen i stedet for i en SMS, ingen kan finde igen. Også om et år, når nogen spørger, hvad I aftalte.

Se ugen som en tavle, og træk opgaverne hen, hvor der er en mand ledig. Ingen post-its, ingen viskelæder.

Se hvem der har travlt, hvem der ikke har — og hvad slags arbejde der fylder. Så ved du, om du kan sige ja til den næste opgave, uden at gætte.

Læg opgaverne i en bunke, folk selv kan tage fra. Så står ingen og venter på, at du får fordelt dem.

Skriv på, hvem der har hvilke certifikater. Så ryger kloakarbejdet ikke ud til en, der ikke må lave det.

Hver mand åbner appen og ser, hvor han skal hen, hvad han skal lave, og for hvem. Ikke mere end det.

Timerne skrives på sagen fra telefonen, mens de bliver brugt. Ikke fredag eftermiddag ud fra hukommelsen.

Hold rede på maskiner og anlæg — dine egne og dem ude hos kunden — med historik på hvad der er lavet, og hvornår.

Sæt op, hvor tit et anlæg skal ses. Så laver systemet selv opgaven, når tiden er der — også om ni måneder, når du for længst har glemt det.

Anlæggene skifter selv til "snart" og "forfalden", så du kan se, hvad der brænder på, uden at bladre i en mappe.

Tag billedet i appen, så ligger det på sagen — ikke i din egen telefon. Slettet ved en fejl? Det kan hentes tilbage.

Timer og materialer ligger allerede på sagen. Når arbejdet er slut, er regningen stort set skrevet.

Tag et billede af regningen fra grossisten. Systemet læser selv beløb og varelinjer — og finder selv den opgave, den hører til. Slut med bilag i handskerummet.

Svenden skriver materialet på opgaven, mens han står med det. Så ryger det med på regningen i stedet for at blive glemt.

Regningen ryger over i regnskabsprogrammet, og kunder og varer er ens begge steder. I dag e-conomic og Dinero, og der kommer flere.

Kunden logger ind og ser sin egen sag — hvor langt du er, billederne og regningen. Og kun sin egen.

Kunden får selv en mail dagen før, du kommer. Færre opkald om, hvornår I nu var det, I kom.

Flytter du en opgave, ved manden det med det samme. Uden at nogen skal ringe og fange ham.

Skriv "flyt Peters opgaver på torsdag til Mette", som du ville sige det. Systemet gør det klar, og du siger ja eller nej, før der sker noget.

Systemet opretter selv de servicebesøg, der følger af dine aftaler. Du skal ikke sidde med en kalender i december og regne baglæns.

Flytter en kollega noget i planen, ser du det med det samme. Ingen sidder med en udgave fra i går.

Alt det, der skal kunne lade sig gøre ude på adressen, virker på telefonen. Også når der ikke er et kontor i nærheden.